Microsoft Teams

Popularne programy w Office

Czym jest Microsoft Teams

Microsoft Teams to narzędzie stworzone do współpracy online. Możemy za jego pomocą komunikować się z innymi pracownikami, tworzyć spotkania online, przesyłać wzajemnie dokumenty lub nad nimi pracować, a także wykonywać połączenia głosowe. Jest on niezbędny w zdalnej pracy lub nauce online.

Niezbędny w każdej nowoczesnej firmie

Komunikacja między pracownikami to podstawa każdej działalności. Do tej pory odbywała się ona bezpośrednio albo za pomocą telefonów i e-maili. Wymagała obecności w firmie i opóźniała wykonywaną pracę. Obecnie mamy dostęp do nowoczesnych narzędzi, które łączą ludzi z różnych rejonów świata. Umożliwiają pracę zdalną i wymianę pomysłów w czasie rzeczywistym. Takim narzędziem jest właśnie Microsoft Teams. Za jego pomocą mogą się ze sobą komunikować pracownicy z różnych oddziałów firmy lub będący w delegacji albo pracujący zdalnie z domu. Umożliwia organizację spotkać online, w których może brać jednocześnie udział nawet 300 osób. Wymiana informacji następuje w czasie rzeczywistym i przebiega bardzo sprawnie. Ilość uczestników spotkania sprawia, że to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm - w spotkaniu mogą brać udział wszyscy pracownicy, nawet Ci którzy są w danym momencie na urlopie lub w delegacji. Również duże firmy chętnie z niego korzystają. Mogą tworzyć kilka zespołów lub skomunikować ze sobą najważniejsze osoby w przedsiębiorstwie. Jedyną wadą tego rozwiązania jest fakt, że dostęp do Microsoft Teams wymaga założenia konta Microsoft. Dla ludzi w obrębie jednej firmy nie jest to zapewne problem, ale może być barierą dla klienta zewnętrznego, jeśli chcielibyśmy się z nim w ten sposób komunikować. Z Microsoft Teams coraz chętniej korzystają też szkoły i uczelnie, które organizują za ich pomocą naukę online.

Idealny do pracy zdalnej

Microsoft Teams umożliwia różne formy komunikacji. Wyślemy za jego pomocą wiadomość tekstową lub dokument w pliku, a także zadzwonimy i przeprowadzimy wideokonferencję. Rozmowy telefoniczne mogą przeprowadzać dwie, a nawet kilka osób jednocześnie. Jeśli ktoś nie może w danej chwili odebrać, to istnieje opcja pozostawienia wiadomości głosowej lub wysłania głosowego maila. Możemy tworzyć różne zespoły, które np. współpracują ze sobą w obrębie jednego projekty. Każdy użytkownik zespołu posiada 2 GB przestrzeni do przechowywania dokumentów w chmurze, a także dostępna jest dodatkowa przestrzeń 10 GB do wykorzystania przez dany zespół. W Microsoft Teams utworzymy też harmonogram spotkać i rozmów, oraz zaprosimy do nich innych użytkowników. Służy, więc też organizacji naszej pracy. Możemy spersonalizować ustawienia interfejsu, by zawierał elementy wykorzystywane przez danego uczestnika zespołu. Sam interfejs nie jest zbyt nowoczesny i może być nieczytelny, jeśli dodamy zbyt dużo funkcji.

Jeszcze lepsza współpraca z kolegami z pracy

Ogromną zaletą Microsoft Team jest jego integracja z innymi produktami firmy, a zwłaszcza z narzędziem Microsoft Office. Dzięki temu możemy pracować nad danym dokumentem i go omawiać z innymi członkami zespołu w czasie rzeczywistym. Ułatwia to dzielenie jednego ekranu z pozostałymi pracownikami. Warto wspomnieć, że dostęp do wielu funkcji, jak np. harmonogram spotkań jest ograniczony i wymaga zakupu płatnej subskrypcji. Nie jest to jednak duża cena za dostęp do narzędzia, które poprawia funkcjonowanie całej firmy i sprawia, że jesteśmy przygotowani na różne ewentualności, np. konieczność pracy zdalnej.

Zalety

• umożliwia konferencje i spotkania online w czasie rzeczywistym
• ułatwia i ulepsza komunikację w firmie
• wymiana plików między użytkownikami
• zawiera przestrzeń do przechowywania
• nawet 300 użytkowników podczas jednego spotkania
• zintegrowany z narzędziem Microsoft Office
• możliwość rozmów głosowych i pozostawienia głosowych wiadomości
• harmonogram spotkań

Wady

• odkrycie jego funkcji i poszczególnych elementów nie jest łatwe
• nieintuicyjny interfejs
• dostęp wymaga konta Microsoft
• ograniczony dostęp może utrudnić komunikację z zewnętrznym klientem
• zaawansowane funkcje wymagają płatnej subskrypcji